Документооборот в адвокатском кабинете
Для организации процесса деятельности адвокатского кабинета, а также для фиксации отчетов, документации, бланков, разработаны разные виды журналов. Некоторые из них являются обязательными, некоторые ведутся по желанию.
В Адвокатских палатах различных регионов могут устанавливаться свои требования по виду журналов, их наполнению и обязательности ведения. Поскольку мой адвокатский кабинет находится в городе Астрахани, расскажу о документообороте на примере Астраханской области.
Из обязательных, у нас предусмотрены:
– журнал регистрации соглашений
– журнал регистрации адвокатских запросов
– автоматизированная информационная система регистрации ордеров
– журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции
С 01.07.2012 года в Астраханской области введена единая форма журнала регистрации соглашений.
Ответственность за наличие/отсутствие журнала регистрации соглашений, правильность его ведения и достоверность сведений, внесенных в него, несет руководитель адвокатского образования. К данному журналу установлены жесткие требования:
– Журнал регистрации соглашений должен быть прошит, пронумерован и скреплен печатью адвокатского образования.
– Количество страниц в журнале регистрации соглашений заверяется подписью руководителя адвокатского образования до начала использования журнала.
– Записи в журнале регистрации соглашений производятся руководителем адвокатского образования или иным ответственным лицом по поручению руководителя адвокатского образования.
– Нумерация соглашений в журнале регистрации осуществляется адвокатским образованием в пределах одного календарного года. На следующий год нумерация начинается с 001 и по порядку.
– Журнал регистрации соглашений ведется в течение одного календарного года и хранится в адвокатском образовании три года с момента последней записи.
Адвокатская палата может в любое время потребовать от адвокатского образования предоставить журнал регистрации соглашений на проверку. Однако, при поступлении жалобы на адвоката от доверителя, суда либо других организаций, Журнал регистрации соглашений проверяется палатой в обязательном порядке.
Приказом Министерства юстиции РФ от 14.12.2016 г. № 288 «Об утверждении требований к форме, порядку оформления и направления адвокатского запроса», установлено, что адвокатский запрос регистрируется в журнале регистрации адвокатских запросов, который ведется адвокатским образованием. Этим же приказом рекомендованы примерные образцы адвокатского запроса и журнала регистрации адвокатских запросов.
В соответствии с пунктом 5.1. Решения Совета Адвокатской палаты Астраханской области от 26.01.2018 г.: «В целях надлежащей организации выдачи, регистрации и учета ордеров в Адвокатской палате Астраханской области действуют (используются) автоматизированные информационные системы (АИС): «ордер-соглашение», «ордер-назначение».
Доступ в систему имеет адвокат — руководитель адвокатского кабинета, который заполняет данные о выданных на адвокатское образование ордерах и данные об использованных ордерах, с указанием номера и даты соглашения, данных доверителя, органа оказания адвокатской помощи. Все данные вносятся электронным путем доступа в систему через сеть Интернет с логином и паролем адвоката.
Решением Совета АПАО предусмотрены сроки заполнения данных по ордерам в системе и дисциплинарная ответственность за неисполнение решения.
В случае участия адвокатского образования в государственной системе бесплатной юридической помощи, в соответствии с Федеральным законом от 21.11.2011 г. № 324-ФЗ «О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации» и Законом Астраханской области № 62/2012-ОЗ от 02.10.2012 г. «Об отдельных вопросах правового регулирования оказания бесплатной юридической помощи в Астраханской области», в обязательном порядке ведется журнал регистрации обращений об оказании бесплатной юридической помощи соответствующего адвокатского образования, в котором регистрируются заявления гражданин об оказании бесплатной юридической помощи. Адвокатская палата вправе проверить правильность ведения данного журнала и полноту оказания бесплатной юридической помощи гражданину.
Ежегодно все адвокатские образования Астраханской области, включая и адвокатские кабинеты, сдают в Адвокатскую палату статистические отчеты «Сведения об адвокатуре и адвокатской деятельности в Астраханской области». Данные отчеты могут сдаваться как в бумажном варианте, так и в форме сканированного документа на электронную почту Адвокатской палаты.
Документооборот между Адвокатской палатой и адвокатскими образованиями происходит, как правило, путем обмена письмами по электронной почте. Для этого каждое адвокатское образование обязано в трехдневный срок уведомить палату об изменении адреса электронной почты.
Как правило, сложности в ведении журналов и сдаче отчетности не возникает, поскольку все подробные разъяснения у нас имеются. В случае возникновения вопросов всегда можно обратиться в Адвокатскую палату за дополнительными пояснениями спорных моментов.
Проверка журналов, как правило, проводится только в случае получения жалоб, либо избирательно, в рамках мониторинга Адвокатской палатой исполнения адвокатами решений Палаты и норм законодательства об адвокатской деятельности.
По желанию, в адвокатском кабинете может вестись журнал архивного хранения. Я такой журнал веду в электронном формате в виде таблицы, в которой фиксирую год помещения в архив завершенного дела, ФИО доверителя и краткую суть дела. Мне так проще и быстрее найти в архивных коробах нужное мне дело, когда оно вдруг понадобилось.
Ведение журнала архивного хранения удобно также и для контроля сроков на уничтожение архивов с истекшим сроком хранения. Потому что по закону архивы адвокат обязан хранить в течение пяти лет после окончания производства по делу. Жестких требований к журналам учета входящей и исходящей корреспонденции не установлено, также, как и не установлено требований к форме их ведения (электронной либо бумажной). Главное, чтобы в них были зафиксированы дата и входящий/исходящий номер документа, отправитель либо адресат, краткая суть корреспонденции. Пока не встречала случаев запроса на проверку журналов учета входящей и исходящей корреспонденции.
Многие по-разному относятся к необходимости заполнения журналов. Лично я придерживаюсь такого мнения, что многие журналы облегчают жизнь адвокату и руководителю адвокатского образования, поскольку систематизируют документы, облегчают поиск нужного и экономят время.
Обо мне:
Никифорова Людмила Васильевна
адвокат, руководитель Адвокатского кабинета «Никифоровой Л.В.» г. Астрахань
спикер и организатор юридических конференций, создатель интенсива по семейному праву для юристов, автор информационных методичек и полного руководства по разделу имущества супругов.